Portfolioこの記事について
「誕生日メールを毎年自動で送りたい」「一度設定したら翌年以降も自動で配信されるようにしたい」
HubSpotの「Based on a schedule」トリガーと再登録設定を使うことで、毎年自動で誕生日メールを配信するワークフローを構築できます。
年間ワークフローの仕組み
Based on a scheduleトリガー
HubSpotでは、日付プロパティを基準にしたワークフローを「Based on a schedule」トリガーで設定します。
年1回（Annually）設定の動作:
- 誕生日プロパティの「日」と「月」を基準に毎年実行
- 年の部分は無視される（1990年6月15日 → 毎年6月15日に実行）
| 設定項目 | 設定値 | 説明 |
|---|---|---|
| 頻度 | 年1回（Annually） | 毎年同じ日に実行 |
| 日付プロパティ | 誕生日（カスタム） | 基準となる日付 |
| 時間帯 | 午前10時など | 配信時刻 |
| 追加フィルター | メール配信可など | 対象者の絞り込み |
再登録の設定
デフォルトでは、コンタクトは1回しかワークフローに登録されません。毎年配信するには「再登録」を有効にします。
重要: 年1回のスケジュールでは、HubSpotが自動的に再登録を処理します。毎年、誕生日が来ると再度ワークフローが実行されます。
設定手順
1. ワークフローの作成
- オートメーション → ワークフロー
- 「ワークフローを作成」をクリック
- 「ゼロから作成」を選択
- 「コンタクトベース」を選択
2. トリガーの設定
- 「トリガーを設定」をクリック
- 「Based on a schedule」を選択
- 以下を設定:
| 項目 | 設定値 |
|---|---|
| 頻度 | 年1回（Annually） |
| 基準となる日付プロパティ | 誕生日（カスタムプロパティ） |
| 時間帯 | Morning / Daytime / Night または特定時刻 |
| タイムゾーン | コンタクトのタイムゾーン または 固定 |
3. 追加フィルターの設定
誕生日が設定されていて、メール配信可能なコンタクトのみを対象にします。
フィルター条件:
- 誕生日プロパティ: 値あり（is known）
- メール配信ステータス: 配信可能
- バウンスメール: なし
4. アクションの追加
- 「アクションを追加」をクリック
- 「メールを送信」を選択
- 誕生日メールテンプレートを選択
5. ワークフローの有効化
- 「確認して公開」をクリック
- 設定を確認
- 「有効にする」をクリック
詳細設定
配信日の調整
誕生日当日ではなく、数日前に送りたい場合は、遅延を使って調整します。
年1回、誕生日プロパティを基準に実行開始
「Delay until date」で誕生日の3日前を指定
「もうすぐお誕生日ですね」メールを送信
注意: HubSpotのBased on a scheduleでは「○日前に配信」を直接設定できないため、工夫が必要です。Operations Hubがある場合は、より柔軟な設定が可能です。
誕生日当日と前後の配信
複数のメールを段階的に送る場合は、1つのワークフロー内で遅延を使って設定します。
年1回実行
当日にメインメール送信
使用済みなら終了
「クーポンの有効期限が近づいています」
除外条件の設定
不要な配信を防ぐため、除外条件を設定します。
除外すべきケース:
- メール配信解除済み
- 過去1年以内に解約した顧客
- テストアカウント
- 従業員（社内アカウント）
年間ワークフローの動作確認
テスト方法
- テスト用コンタクトを作成
- 誕生日を「本日」または「明日」に設定
- ワークフローに手動登録してテスト
または
- ワークフローの「テスト」機能を使用
- テストコンタクトを選択して実行
注意点
- 実際の年間ワークフローは、設定日にならないと自動実行されません
- テストは手動登録またはテスト機能で行います
- 本番環境では、最初の配信日にログを確認します
トラブルシューティング
ワークフローが実行されない
確認ポイント:
- ワークフローが「有効」になっているか
- 誕生日プロパティが「日付ピッカー」型か
- 対象コンタクトがフィルター条件を満たしているか
- メール配信ステータスが「配信可能」か
同じ人に複数回送られる
確認ポイント:
- 複数のワークフローが同じ目的で動いていないか
- 再登録設定が意図通りか
誕生日以外の日に送られる
確認ポイント:
- タイムゾーン設定を確認
- 誕生日プロパティの値が正しいか
ベストプラクティス
1. 配信時間の最適化
受信者が開封しやすい時間帯に配信します。
推奨時間帯:
- BtoC: 午前10時〜12時、または夕方18時〜20時
- コンタクトのタイムゾーンを考慮
2. モバイル最適化
誕生日メールはスマートフォンで開封されることが多いため、モバイル表示を最適化します。
3. パーソナライズ
名前や過去の購入履歴を活用して、パーソナライズしたメッセージを送ります。
まとめ
年間ワークフロー設定のポイントをまとめます。
- Based on a scheduleを使用: 日付プロパティ基準の年1回実行
- 日付ピッカー型プロパティ: ワークフロートリガーに必須
- 追加フィルターで絞り込み: 配信可能なコンタクトのみ対象
- 除外条件を設定: 不要な配信を防止
- テストを実施: 本番配信前に動作確認
一度設定すれば毎年自動で配信される誕生日ワークフローで、効率的な顧客コミュニケーションを実現しましょう。