Portfolioこの連携でできること
Google SheetsとHubSpotを連携すると、以下のようなことが自動でできるようになります。
- Sheetsで管理しているリストを、HubSpotに自動インポート
- HubSpotのコンタクト情報を、Sheetsに自動エクスポート
- 両方のデータを常に同期して最新に保つ
「Sheetsでリストを作って、HubSpotにコピペして…」という手作業から解放されます。
よくある活用シーン
シーン1: 展示会で集めた名刺をHubSpotに登録
展示会やセミナーで集めた名刺情報を、まずSheetsに入力。その後、HubSpotに自動で取り込みます。
名刺 → Sheetsに入力 → HubSpotに手動で1件ずつ登録
名刺 → Sheetsに入力 → 自動でHubSpotに登録
シーン2: HubSpotのデータをチームで共有
HubSpotのライセンスがないメンバーにも、最新の顧客情報を共有したい場合に便利です。
シーン3: Sheetsで加工してからHubSpotに戻す
HubSpotのデータをSheetsに出力し、関数で計算や加工を行い、結果をHubSpotに書き戻すこともできます。
連携方法は3つ
Google SheetsとHubSpotを連携する方法は、3つあります。
方法1: HubSpot公式のSheets連携
HubSpotには、Google Sheetsとの公式連携機能があります。
メリット:
- 設定が簡単（数クリックで完了）
- HubSpotの管理画面から操作できる
- 追加費用なし
できること:
- HubSpotのデータをSheetsにエクスポート
- 定期的な自動エクスポート
制限:
- Sheets → HubSpotの方向は手動インポートが必要
- リアルタイム同期は不可
方法2: Zapierを使う
Zapierを使えば、双方向の自動連携が可能です。
メリット:
- 双方向の同期が可能
- トリガー（きっかけ）を細かく設定できる
- ノーコードで設定可能
できること:
- Sheetsに行が追加されたら、HubSpotにコンタクト作成
- HubSpotでコンタクトが更新されたら、Sheetsに反映
- 条件を指定して、特定のデータだけを同期
制限:
- 無料プランには制限あり（月100タスクまで）
- リアルタイム性は数分のタイムラグあり
方法3: CData Connectを使う
大量データの同期や、より高度な連携が必要な場合に向いています。
メリット:
- 大量データの処理に強い
- SQLで柔軟にデータ操作
- 安定した双方向同期
できること:
- 数万件単位のデータ同期
- 複雑な条件でのデータ抽出
- 定期的な一括同期
制限:
- 有料サービス
- 初期設定がやや複雑
方法の選び方
| やりたいこと | おすすめの方法 |
|---|---|
| HubSpotのデータをSheetsで見たい | 公式連携 |
| Sheetsのリストを自動でHubSpotに登録したい | Zapier |
| 双方向でリアルタイム同期したい | Zapier |
| 数万件のデータを定期的に同期したい | CData Connect |
まずは公式連携かZapierで試してみて、物足りなければCData Connectを検討する流れがおすすめです。
公式連携の設定手順
最も手軽な公式連携の設定方法を紹介します。
ステップ1: 連携を有効化
- HubSpotにログイン
- 設定 → 連携 → アプリマーケットプレイス
- 「Google Sheets」を検索してインストール
- Googleアカウントでログインして承認
ステップ2: データをエクスポート
- HubSpotでコンタクト一覧を開く
- エクスポートしたい条件でフィルター
- 「エクスポート」→「Google Sheets」を選択
- 出力先のスプレッドシートを選ぶ
ステップ3: 定期エクスポートを設定（任意）
毎週・毎月など、定期的にエクスポートするスケジュールを設定できます。
Zapierでの連携例
Zapierを使った代表的な連携パターンを紹介します。
パターン1: Sheets → HubSpot（新規追加）
Sheetsに新しい行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成します。
Sheetsでリストに新しい顧客情報が追加される
メールアドレス → Email、会社名 → Company、電話番号 → Phone
パターン2: HubSpot → Sheets（変更通知）
HubSpotでコンタクトのステータスが変わったら、Sheetsに記録します。
HubSpotで顧客情報に変更があった場合
更新日時、コンタクト名、変更されたプロパティを記録
注意点とベストプラクティス
データの重複に注意
Sheetsから何度も同じデータをインポートすると、重複が発生します。
対策:
- メールアドレスをキーにして、既存コンタクトは更新する設定に
- インポート済みの行に「済」フラグを立てる
列の対応を確認
SheetsとHubSpotで、どの列がどのフィールドに対応するか、事前に決めておきましょう。
| Sheetsの列名 | HubSpotのプロパティ |
|---|---|
| メールアドレス | |
| 会社名 | Company |
| 電話番号 | Phone |
| 担当者名 | Contact owner |
まずは少量でテスト
いきなり全データを連携するのではなく、まずは10件程度でテストすることをおすすめします。
まとめ
Google Sheets × HubSpot連携により、以下が実現します。
- 手作業の削減: コピペ作業がなくなる
- データの一貫性: 両方のデータが常に同期
- 共有の効率化: HubSpotライセンスがない人ともデータ共有
- 柔軟な加工: Sheetsの関数でデータを自由に加工
まずは公式連携から試して、必要に応じてZapierやCData Connectを検討してみてください。