Portfolioこの記事について
「ワークフローで何ができるの？」「具体的な設定例を知りたい」
この記事では、業務シーン別にワークフローの活用例を紹介します。そのまま使えるテンプレートとして参考にしてください。
マーケティング編
1. リードナーチャリングシーケンス
資料ダウンロード後に、段階的にメールを送るワークフローです。
資料請求フォームが送信されたらシーケンス開始
送信直後に自動でサンクスメールを送信
資料の感想を確認するフォローメール
具体的な事例を紹介して興味を深める
リンクをクリックしたら営業担当にタスク「フォローコール」を作成
ポイント:
- 一方的に送りつけず、反応を見ながら次のアクションを決める
- 最終的なゴール（商談）に向けて段階的にアプローチ
2. ウェビナー参加者フォロー
ウェビナー参加者に対する自動フォローです。
トリガー: ウェビナー申込フォーム送信
アクション:
- 即時: 申込確認メール
- 開催3日前: リマインドメール
- 開催当日: 参加URLメール
- 開催翌日: アンケート＆資料送付メール
- 1週間後: 関連サービス案内メール
3. メルマガ解除者への対応
メルマガ解除した人への最後のアプローチです。
トリガー: メール配信解除
アクション:
- 即時: 「解除を承りました」メール
- 「今後も情報をお届けする別の方法」を案内
- 社内に通知（解除理由の分析用）
営業支援編
4. 新規リードの自動割り当て
リードを条件に応じて自動で担当者に割り当てます。
新しいコンタクトが作成されたら自動で振り分け開始
従業員100名以上 → エンタープライズチーム / 30〜99名 → ミッドマーケットチーム / 29名以下 → SMBチーム
担当者にSlack通知、タスク「初回コンタクト」を作成（期限: 翌営業日）
5. 商談ステージ変更通知
商談が進捗したら関係者に通知します。
トリガー: 取引ステージが「提案中」に変更
アクション:
- 上司にメール通知
- Slackの#salesチャンネルに投稿
- 社内タスク「提案書レビュー」を作成
6. 見積期限リマインド
見積書の有効期限が近づいたらアラートを出します。
トリガー: 見積期限の7日前
アクション:
- 担当者にリマインドメール
- 顧客に「見積期限のご案内」メール（オプション）
- タスク「見積フォロー」を作成
7. 失注理由の記録促進
商談が失注になったとき、理由の記録を促します。
トリガー: 取引ステージが「失注」に変更
アクション:
- 担当者にメール「失注理由を記録してください」
- タスク「失注分析」を作成
- 1週間後、失注理由が空欄なら再リマインド
カスタマーサクセス編
8. オンボーディングシーケンス
新規顧客への導入支援を自動化します。
受注が確定したらオンボーディングシーケンス開始
CSM担当者にタスク「キックオフ設定」を作成
初期設定の進捗を確認するフォローメール
活用方法を紹介して定着を促進
担当者が直接フォローコールを実施
9. 契約更新リマインド
契約更新時期が近づいたら通知します。
トリガー: 契約終了日の90日前
アクション:
- CSM担当者にメール通知
- タスク「更新提案」を作成
- 60日前に再リマインド
- 30日前に緊急アラート
10. NPS回答者へのフォロー
NPSアンケートの結果に応じて対応を分岐します。
NPSアンケートの回答を受信したらスコアに応じて対応
9-10点（推奨者）→ お礼メール＆紹介依頼 / 7-8点（中立者）→ フィードバック依頼メール / 0-6点（批判者）→ 緊急タスク＋即時通知
社内業務編
11. 承認フロー
見積や値引きの承認を自動化します。
トリガー: 取引金額が100万円以上
アクション:
- 承認者にメール「承認依頼: 〇〇様案件」
- タスク「見積承認」を承認者に作成
- 承認されたら担当者に通知
- 却下されたら差し戻し通知
12. 週次レポート自動送信
週次のKPIレポートを自動で関係者に送信します。
トリガー: 毎週月曜日 9:00
アクション:
- レポートを生成
- マネージャーにメール送信
- Slackにサマリーを投稿
13. 休眠コンタクトのアーカイブ
長期間動きがないコンタクトを整理します。
トリガー: 最終アクティビティから365日経過
アクション:
- ライフサイクルステージを「休眠」に変更
- 担当者に通知「アーカイブ対象: 〇〇様」
- 30日後、対応がなければ自動でアーカイブ
外部連携編
14. Slack連携
重要なイベントをSlackに通知します。
活用例:
- 高スコアリードが発生 → #hot-leads チャンネル
- 商談が受注 → #wins チャンネル
- クレーム発生 → #support チャンネル
15. Zapier連携
HubSpot標準にない外部連携をZapierで実現します。
活用例:
- HubSpotで取引作成 → freeeに請求書ドラフト作成
- HubSpotでコンタクト更新 → Google Contactsに同期
- HubSpotでフォーム送信 → Notionにタスク作成
ワークフロー設計のコツ
1. ゴールから逆算する
「何を達成したいか」を明確にしてから設計します。
良い例:
- ゴール: 資料請求者の20%を商談化
- そのために: 段階的なメールで興味度を高める
- ワークフロー: ナーチャリングシーケンス
2. シンプルに保つ
条件分岐は3つまで、ステップは10個までを目安に。
複雑になりそうなら、ワークフローを分割しましょう。
3. テスト環境で確認
本番稼働前に、必ずテストデータで動作確認します。
確認ポイント:
- メールの内容は正しいか
- タイミングは適切か
- 条件分岐は意図通りか
4. 効果測定を仕込む
ワークフローの効果を測定できるよう、指標を設定します。
測定例:
- メール開封率
- クリック率
- 商談化率
まとめ
ワークフロー活用のポイントをまとめます。
シーン別おすすめワークフロー
| シーン | おすすめワークフロー |
|---|---|
| マーケティング | リードナーチャリング、ウェビナーフォロー |
| 営業 | リード割り当て、商談通知、見積リマインド |
| CS | オンボーディング、契約更新、NPSフォロー |
| 社内 | 承認フロー、週次レポート |
始め方
- まずは1つのワークフローから
- テストで動作確認
- 効果を測定
- 改善・拡大
この記事の例を参考に、自社に合ったワークフローを構築してみてください。