HubSpotで手作業をなくす

このページについて

「毎日同じ作業を繰り返している」「入力忘れ、通知漏れが多い」「本業に集中したい」

HubSpotの自動化機能を使えば、こうした繰り返し作業から解放されます。

よくある「手作業」の悩み

データ入力

• 問い合わせが来たら、Excelに手入力
• 名刺交換したら、CRMに1件ずつ登録
• 注文があったら、顧客情報をコピペ

通知・連絡

• リードが入ったら、担当者にメールで連絡
• 商談が進んだら、上司にチャットで報告
• タスク期限が近づいたら、リマインド

フォローアップ

• 問い合わせ後、サンクスメールを送る
• 資料送付後、1週間後にフォローメール
• 休眠顧客に、掘り起こしメール

自動化でできること

これらの手作業は、HubSpotで自動化できます。

HubSpotの自動化機能

HubSpotには、主に2種類の自動化機能があります。

1. ワークフロー（Workflows）

「もしAが起きたら、Bをする」というルールを設定する機能です。

例:

• フォーム送信されたら → サンクスメールを送る
• 取引ステージが変わったら → Slackに通知
• 最終アクティビティから30日経ったら → フォローメールを送る

2. 自動化されたアクション

特定の操作に紐づいて自動で実行されるアクションです。

例:

• フォーム送信後の自動メール
• 取引作成時のタスク自動生成
• コンタクト作成時のプロパティ自動設定

詳しく知りたい方へ

自動化について、3つの記事で詳しく解説しています。

1. 手作業をなくす自動化

「何から自動化すべきか」を整理しました。効果が出やすい自動化から始めるためのガイドです。

→ 手作業をなくす自動化

2. ワークフロー活用例

実際の業務で使えるワークフローの例を紹介します。リード対応、営業支援、カスタマーサクセスなど、シーン別にまとめました。

→ ワークフロー活用例

3. APIが必要なケースは？

「自動化したいけど、HubSpotの標準機能では足りない」——そんなときにAPIが必要になります。ノーコードで十分なケースと、API開発が必要なケースを整理しました。

→ APIが必要なケース

自動化の効果

時間の削減

月100件のリードがある場合、月20時間以上の削減になります。

ミスの防止

• 入力忘れがなくなる
• 通知漏れがなくなる
• フォロー漏れがなくなる

対応スピードの向上

• 問い合わせ直後にサンクスメール
• リード発生と同時に担当者に通知
• 即座にタスクが作成される

自動化を始めるステップ

ステップ1: 現状の手作業を洗い出す

まずは、日々の業務で繰り返している手作業をリストアップします。

チェックリスト:

• [ ] データ入力（Excel、CRMへの手入力）
• [ ] メール送信（定型メール）
• [ ] 通知・連絡（リード発生、ステータス変更）
• [ ] リマインド（タスク期限、フォロー）
• [ ] レポート作成（週報、月報）

ステップ2: 優先順位をつける

すべてを一度に自動化する必要はありません。以下の基準で優先順位をつけましょう。

優先度が高い自動化:

• 頻度が高い（毎日、毎週発生する）
• 時間がかかる（1回10分以上）
• ミスが起きやすい（複雑、手順が多い）

ステップ3: 小さく始める

まずは1つの自動化から始めて、効果を確認しながら拡大していきます。

最初の一歩におすすめ:

• フォーム送信後のサンクスメール
• リード発生時のSlack通知
• タスク期限前のリマインド

よくある質問

Q: 自動化は無料プランでも使える？

A: 基本的な自動化は無料プランでも使えますが、高度なワークフローは有料プランが必要です。

無料でできること:

• フォーム送信後の自動メール
• 基本的なプロパティ更新

有料プランが必要:

• 複雑な条件分岐
• 外部ツールとの連携
• 時間ベースのトリガー

Q: 自動化で顧客に機械的な印象を与えない？

A: 適切に設定すれば、むしろ顧客体験は向上します。

• 問い合わせ直後に即座に返信がある
• パーソナライズされた内容（名前、会社名を差し込み）
• 適切なタイミングでのフォロー

Q: 設定は難しい？

A: HubSpotのワークフローは、ドラッグ&ドロップで設定できます。プログラミングは不要です。

まとめ

HubSpotの自動化により、以下が実現します。

• 時間の削減: 繰り返し作業から解放される
• ミスの防止: 入力忘れ、通知漏れがなくなる
• スピードアップ: 即座に対応できる
• 本業に集中: 価値のある仕事に時間を使える

まずは簡単なところから始めて、徐々に自動化の範囲を広げていきましょう。